Cẩm nang công nghệ

Trợ lý cuộc họp AI không chỉ mang lại lợi ích cho từng cá nhân và doanh nghiệp mà còn đang trở thành một xu hướng công nghệ toàn cầu. Newsletter này sẽ giới thiệu đến bạn 5 công cụ ghi chú cuộc họp AI hàng đầu: Fireflies.ai, Otter.ai, Fathom, Avoma và tl;dv, được chọn dựa trên độ chính xác, tính năng, mức độ phổ biến và khả năng phù hợp trong nhiều môi trường doanh nghiệp khác nhau.

Các cuộc họp là nơi trao đổi thông tin, thảo luận công việc, giải quyết vấn đề và đưa ra quyết định và cũng là nơi dễ bỏ sót những thông tin quan trọng. Vậy làm sao để đảm bảo thông tin quan trọng không bị bỏ sót trong những buổi họp dài? Câu trả lời nằm ở các công cụ ghi chú sử dụng trí tuệ nhân tạo (AI).

Việc chuyển từ ghi chú thủ công sang ghi âm hoặc ghi hình đã giúp lưu trữ nội dung cuộc họp phong phú hơn, nhưng việc trích xuất thông tin vẫn tốn thời gian. Các nền tảng ghi chú bằng AI không chỉ ghi chép mà còn cung cấp các tính năng thông minh giúp nâng cao khả năng hiểu và theo dõi công việc:

• Chuyển giọng nói thành văn bản chính xác: Sử dụng công nghệ nhận dạng giọng nói tiên tiến để tạo bản chép chính xác theo thời gian thực hoặc sau cuộc họp.
• Tóm tắt tự động: Dùng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tóm gọn các cuộc trò chuyện dài, làm nổi bật các chủ đề, quyết định và kết quả chính.
• Nhận diện & gán việc cần làm: Tự động phát hiện các đầu việc và gán nhiệm vụ cho thành viên phù hợp.
• Phân tích từ khóa & chủ đề: Giúp nhanh chóng tìm kiếm thông tin bằng cách phát hiện các từ khóa và chủ đề lặp lại.
• Phân tích cảm xúc: Một số công cụ có thể đánh giá cảm xúc trong cuộc thảo luận để nhận diện mức độ tương tác hoặc vấn đề tiềm ẩn.
• Tích hợp dễ dàng: Kết nối với ứng dụng lịch, nền tảng họp trực tuyến, CRM… để tối ưu quy trình làm việc.

Trợ lý cuộc họp AI không chỉ mang lại lợi ích cho từng cá nhân và doanh nghiệp mà còn đang trở thành một xu hướng công nghệ toàn cầu. Theo một báo cáo chuyên sâu, thị trường trợ lý cuộc họp AI toàn cầu đã đạt giá trị 1,95 tỷ USD vào năm 2023. Con số này được dự báo sẽ tăng vọt lên 11,88 tỷ USD vào năm 2031, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) ấn tượng là 25,60% trong giai đoạn 2024-2031. Sự phát triển mạnh mẽ này được thúc đẩy bởi nhu cầu ngày càng cao về hiệu quả công việc, cùng với sự tiến bộ của công nghệ AI, đặc biệt là NLP và học máy. Bạn có thể tìm hiểu thêm chi tiết về thị trường này tại Báo cáo thị trườngtrợ lý cuộc họp AI toàn cầu.

Bản tin này giới thiệu 5 công cụ ghi chú cuộc họp AI hàng đầu: Fireflies.ai, Otter.ai, Fathom, Avoma và tl;dv, được chọn dựa trên độ chính xác, tính năng, mức độ phổ biến và khả năng phù hợp trong nhiều môi trường doanh nghiệp khác nhau.

1. fireflies.ai – Công cụ ghi chú ai toàn diện cho nhóm & bán hàng

Hình 1. Giao diện của fireflies.ai

Hình 2. Các lựa chọn tích hợp của fireflies.ai

• Ưu điểm: Ghi chép chính xác, tóm tắt thông minh, phát hiện việc cần làm, tích hợp mạnh mẽ, có gói miễn phí tốt.
• Nhược điểm: Nhiều tính năng nâng cao chỉ có ở bản trả phí, tóm tắt AI giới hạn ở bản miễn phí.

Tính năng

Ghi âm & phiên âm theo thời gian thực, tóm tắt thông minh, phát hiện việc cần làm, theo dõi từ khóa, giao diện trực quan hỗ trợ quản lý ghi chú hiệu quả.

2. Otter.ai – Phiên âm thời gian thực & cộng tác dễ dàng

Hình 3. Sự tương tác được hỗ trợ bởi AI tích hợp trong giao diện người dùng.

• Ưu điểm: Phiên âm thời gian thực, nhận diện người nói, chỉnh sửa cộng tác, ổn định, gói miễn phí khá tốt.
• Nhược điểm: Giới hạn thời gian ở gói miễn phí, tóm tắt AI chỉ có ở bản trả phí.

Tính năng

Phiên âm, chú thích theo thời gian thực, nhận diện người nói, chỉnh sửa trực tiếp.

3. Fathom – Ngôi sao mới với ghi âm miễn phí không giới hạn

Hình 4: Giao diện Fathom

• Ưu điểm: Ghi âm miễn phí không giới hạn, ghi chú theo thời gian thực, giao diện đơn giản, tích hợp họp tốt.
• Nhược điểm: Ít tích hợp ngoài các nền tảng họp, ít tính năng AI nâng cao, giới hạn tóm tắt ở bản miễn phí.

Tính năng

Ghi âm cuộc họp không giới hạn, đánh dấu các khoảnh khắc quan trọng, điều hướng dễ dàng sau cuộc họp.

4. Avoma – Chuyên gia ghi chú & phân tích cuộc gọi cho đội sales

Hình 5. Giao diện của Avoma

• Ưu điểm: Coaching bán hàng nâng cao, tích hợp CRM sâu, thông tin doanh thu thông minh.
• Nhược điểm: Không có gói miễn phí, giá cao, chỉ phù hợp đội sales.

Tính năng

Avoma được thiết kế chuyên biệt để hỗ trợ các đội ngũ bán hàng thông qua sự kết hợp giữa công nghệ chuyển giọng nói thành văn bản tiên tiến và trí tuệ hội thoại (conversation intelligence). Những tính năng nổi bật bao gồm các công cụ huấn luyện dựa trên AI, giúp quản lý bán hàng xác định điểm mạnh, điểm yếu, dự đoán tiến độ chốt deal và đưa ra chương trình đào tạo cá nhân hóa.

Khả năng phân tích doanh thu (revenue intelligence) cung cấp những dữ liệu chuyên sâu có thể hành động, giúp cải thiện độ chính xác của pipeline và nâng cao kết quả bán hàng. Giao diện và trải nghiệm người dùng của Avoma cũng được tối ưu hóa cho mục đích huấn luyện và quy trình bán hàng, giúp nhân viên kinh doanh và quản lý dễ dàng xem lại các cuộc gọi, theo dõi tiến độ và áp dụng cải tiến một cách liền mạch.

5. tl;dv: Mạnh mẽ với các nhóm làm việc từ xa

Hình 6. Giao diện của tl;dv

• Ưu điểm: Hỗ trợ đa ngôn ngữ, đánh dấu thời gian, tóm tắt AI, gói miễn phí tốt, thích hợp cho nhóm làm việc từ xa.
• Nhược điểm: Tính năng nâng cao giới hạn ở bản miễn phí, ít tính năng coaching, giao diện chưa mượt với một số người.

Tính năng

Tạo mốc thời gian trong cuộc họp, phiên âm hơn 30 ngôn ngữ, tóm tắt AI và tạo clip ngắn từ nội dung họp.

Bảng so sánh

Kết luận

Sự phát triển nhanh chóng của các công cụ ghi chú ứng dụng AI đang mở ra một kỷ nguyên mới trong việc quản lý và tối ưu hóa hiệu quả cuộc họp. Những công nghệ này không chỉ giúp giảm thiểu công việc thủ công mà còn mang lại khả năng ghi lại thông tin chính xác, phân tích sâu và tóm tắt thông minh.

Trong số các lựa chọn nổi bật, Fireflies.ai gây ấn tượng mạnh với khả năng tích hợp linh hoạt, ghi âm chính xác, tóm tắt tự động và gói miễn phí thân thiện – phù hợp với nhiều mô hình doanh nghiệp khác nhau. Bên cạnh đó, Otter.ai cũng là một giải pháp mạnh mẽ, đặc biệt tối ưu cho người dùng Google Meet với tính năng ghi chú thời gian thực và hỗ trợ phụ đề.

Với thói quen làm việc của TMAers chủ yếu xoay quanh MS Teams và Google Meet, những công cụ có khả năng tích hợp sâu với hai nền tảng này như Fireflies.ai và Otter.ai sẽ là lựa chọn lý tưởng. Nhờ đó, các nhóm có thể tiết kiệm thời gian, ghi lại nội dung cuộc họp một cách đầy đủ và chính xác, đồng thời thúc đẩy sự hợp tác hiệu quả hơn trên toàn tổ chức.

Việc ứng dụng đúng công cụ ghi chú AI không chỉ giúp cải thiện chất lượng họp hành mà còn là một bước tiến trong hành trình chuyển đổi số, hướng đến một môi trường làm việc thông minh và bền vững hơn.